Exemples d'usages concrets
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Optimiser l'utilisation des outils Microsoft 365 déjà disponibles
Mairie rurale de 1 200 habitants avec gestion du courrier entrant
Situation actuelle : La mairie reçoit environ 30 courriers par jour. Chaque matin, la secrétaire de mairie scanne les documents, les enregistre avec des noms génériques sur un serveur local, puis envoie des emails à chaque service concerné. Beaucoup de temps est perdu à chercher les documents et à suivre leur traitement.
Solution avec Microsoft 365 :
- SharePoint : Création d’une bibliothèque de documents structurée par service
- Power Automate : Mise en place d’un flux simple pour traiter automatiquement le courrier
- Microsoft Forms : Formulaire rapide pour qualifier le courrier entrant
Résultats concrets :
- La secrétaire scanne le courrier sur le multifonction connecté à SharePoint
- Elle complète un formulaire simple (5 champs) pour qualifier le document
- Le système classe automatiquement le document et notifie le bon service
- Les agents concernés traitent le document et indiquent son statut
Bénéfices pour la petite collectivité :
- 45 minutes économisées par jour pour la secrétaire de mairie
- Traçabilité complète sans logiciel supplémentaire
Garantir aux élus un accès sécurisé aux documents clés, en tout lieu et à tout moment, notamment lors de leurs astreintes ou déplacements.
2
Gagner du temps au quotidien grâce à l'automatisation
Commune de 2 500 habitants avec gestion des salles municipales
Situation actuelle : La commune dispose de 4 salles municipales réservables par les associations et habitants. La gestion se fait via un cahier papier et des emails. Le responsable passe 5h par semaine à gérer les demandes, vérifier les disponibilités, envoyer les conventions et coordonner avec le service technique.
Solution avec Microsoft 365 :
- Outlook/Exchange : Calendrier partagé pour visualiser les réservations
- Microsoft Forms : Formulaire de demande de réservation en ligne
- Power Automate : Envoi automatique des conventions et notifications
- Teams : Espace collaboratif entre secrétariat et services techniques
Résultats concrets :
- Les associations remplissent un formulaire en ligne pour demander une salle
- Le système vérifie automatiquement la disponibilité dans le calendrier
- Une notification est envoyée au responsable pour validation rapide
- Après validation, la convention est générée et envoyée automatiquement
- Le service technique reçoit le planning hebdomadaire des salles à préparer
Bénéfices pour la petite collectivité :
- Temps de gestion réduit de 5h à 1h30 par semaine
- Service amélioré pour les associations (réponse en 24h au lieu de 3-5 jours)
- Zéro conflit de réservation grâce au calendrier partagé
- Agents disponibles pour d’autres missions de service public
3
Assurer la conformité RGPD sans expertise spécialisée
Commune de 3 000 habitants gérant des données sensibles
Situation actuelle : La commune gère des données personnelles sensibles (CCAS, état civil, urbanisme) sans vraiment maîtriser les obligations RGPD. Les documents sont stockés sur un serveur partagé et dans des dossiers papier. Le maire s’inquiète des risques juridiques mais n’a pas les moyens d’embaucher un DPO.
Solution avec Microsoft 365 :
- SharePoint : Espaces sécurisés avec droits d’accès précis par service
- Microsoft Purview : Étiquettes de confidentialité sur les documents sensibles
- OneDrive : Partage sécurisé avec des organismes externes
- Politique de conservation : Règles d’archivage conformes aux durées légales
Résultats concrets :
- Les documents sont classifiés automatiquement selon leur niveau de sensibilité
- Chaque agent n’accède qu’aux documents nécessaires à sa fonction
- Le système trace qui a consulté quels documents
- Les documents sont conservés exactement pour la durée légale requise
- Le registre des traitements est automatiquement généré et tenu à jour
Bénéfices pour la petite collectivité :
- Conformité RGPD assurée sans expertise coûteuse
- Risque de sanction CNIL considérablement réduit
- Protection des données personnelles des administrés
- Agents sensibilisés aux bonnes pratiques sans formation complexe
4
Moderniser la gestion financière
Commune de 3 500 habitants avec suivi budgétaire complexe
Situation actuelle : Le suivi budgétaire est éclaté entre plusieurs fichiers Excel, les validations sont manuelles, et la dématérialisation des factures reste incomplète. Le service finance passe beaucoup de temps à compiler les informations et à rechercher les pièces justificatives.
Solution avec Microsoft 365 :
- SharePoint : Centralisation des pièces comptables et création de circuits de validation
- Power Automate : Automatisation des demandes d’engagement et des circuits de signature
- Power BI : Tableaux de bord pour piloter le budget, les subventions et la trésorerie
Résultats concrets :
- Les documents financiers sont classés automatiquement et facilement retrouvables
- Les demandes d’engagement suivent un circuit électronique avec validation par les élus
- Les factures numérisées sont liées aux engagements correspondants
- Les élus disposent de tableaux de bord clairs et à jour sur l’exécution budgétaire
Bénéfices pour la petite collectivité :
- Meilleure lisibilité budgétaire pour les élus et la direction
- Délais de traitement des factures réduits de 12 à 3 jours en moyenne
- Contrôle renforcé des dépenses avec alerte automatique en cas de dépassement
- Préparation facilitée des documents pour le contrôle de légalité
5
Simplifier les démarches population
Commune de 4 000 habitants avec forte demande de services administratifs
Situation actuelle : L’accueil administratif croule sous les demandes papier pour l’état civil, les élections ou la gestion du cimetière. Les agents ressaisissent plusieurs fois les mêmes informations, ce qui génère des erreurs et allonge les délais de traitement.
Solution avec Microsoft 365 :
- Power Apps : Création d’un guichet numérique sur-mesure pour les agents d’accueil
- Microsoft Forms : Formulaires en ligne pour les demandes courantes des administrés
- SharePoint Lists : Base de données structurée pour stocker les informations des administrés
Résultats concrets :
- Les administrés peuvent effectuer leurs demandes en ligne 24h/24
- Les agents d’accueil saisissent les informations une seule fois dans une interface adaptée
- Les documents sont générés automatiquement à partir des informations stockées
- Le suivi des demandes est facilité avec des statuts clairs et des notifications
Bénéfices pour la petite collectivité :
- Gain de temps significatif pour les agents (2h par jour économisées)
- Réduction des erreurs de saisie de plus de 75%
- Image de modernité appréciée par les habitants
- Meilleure organisation de l’accueil avec moins d’attente
6
Structurer les ressources humaines
Commune de 2 800 habitants avec 35 agents municipaux
Situation actuelle : Le service RH gère manuellement les absences, les demandes de formation et les dossiers agents. La direction manque de visibilité pour prendre des décisions stratégiques et les agents doivent multiplier les démarches papier.
Solution avec Microsoft 365 :
- Power Apps : Application simple pour les demandes de congés et formations
- SharePoint : Espace sécurisé pour créer un dossier numérique par agent
- Power BI : Tableaux de bord pour suivre les indicateurs RH clés
Résultats concrets :
- Les agents soumettent leurs demandes de congés ou formations via une application intuitive
- Les validations suivent un circuit automatisé avec notifications
- Les documents RH sont centralisés et accessibles selon des droits stricts
- La direction dispose d’indicateurs à jour sur l’âge, les métiers en tension ou l’absentéisme
Bénéfices pour la petite collectivité :
- Service RH plus agile malgré des ressources limitées
- Réduction du temps de traitement des demandes de 4 jours à 1 jour
- Meilleure planification des formations et des recrutements
- Données fiables pour orienter la politique RH de la collectivité
7
Fluidifier la gestion de l'enfance
Commune de 3 200 habitants avec services périscolaires
Situation actuelle : Les inscriptions aux activités scolaires et périscolaires se font sur papier, la facturation est chronophage et source d’erreurs, et les échanges avec les familles manquent de fluidité, générant incompréhensions et réclamations.
Solution avec Microsoft 365 :
- Power Apps : Application sur tablette pour pointer les présences des enfants
- Excel + Power Automate : Système automatisé pour générer les factures mensuelles
- Power Pages : Portail famille sécurisé accessible 24h/24
Résultats concrets :
- Les animateurs pointent les présences directement sur tablette à l’accueil du matin
- Les données sont automatiquement consolidées pour la facturation en fin de mois
- Les familles accèdent à leur espace personnel pour gérer inscriptions et paiements
- Les communications sont centralisées et traçables sur le portail
Bénéfices pour la petite collectivité
- Temps de gestion administrative réduit de 60%
- Taux d’erreurs de facturation diminué de 85%
- Relation améliorée avec les familles (satisfaction +40%)
- Meilleure anticipation des besoins en personnel d’encadrement
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